TÉCNICO ASISTENCIAS EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

TÉCNICO ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN 

DE ARCHIVO 

DESCRIPCION

El Técnico Asistencia en Organización de Archivo es un curso de habilidades e intereses básicos en archivo institucional, que pretende desarrollar destrezas en el manejo de las herramientas del orden de la documentación de una empresa o institución, para tener un excelente orden y desarrollo de la misma.

OBJETIVOS

Objetivo general:

Al finalizar el técnico, nosotros los aprendices nos desenvolveremos con naturalidad y conocimiento en todo lo relacionado con en el entorno del archivo, trabajando con destreza en todas las áreas físicas y sistematizadas del archivo. Además.

Objetivos específicos

•  El aprendiz tendrá pleno conocimiento de los temas del Archivo.
• El aprendiz creara y editara documentación con los formatos exigidos profesionalmente, según las normas de presentación ICONTEC y usando herramientas de como bibliografías, tablas de contenidos, diferentes estilos de correspondencias, etc.
• El aprendiz manejara eficaz y eficientemente el sistema operativo que haya en el archivo.

COMPETENCIAS

El Técnico Asistencia en Organización de Archivo está constituido por ocho competencias, que nos brinda una excelente seguridad en  manejo de este,  los cuales son:

1. Resultados de aprendizaje etapa práctica.
2. Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.
3. Comprender  textos en ingles en forma escrita y auditiva.
4. Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.
5. Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social.
6. Organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las condiciones institucionales.
7. Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.

RESULTADOS

 

Este técnico brinda al aprendiz una variedad de resultados que  con dedicación y entusiasmo tendrá como conocimiento para un excelente desenvolvimiento y desarrollo en su vida profesional y laboral, tales como:

Utilizar las normas y técnicas colombianas vigentes, las de la organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos empresariales.

Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la organización, las de gestión documental y de la calidad.

Redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad.

Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional.

Proyectar la redacción y elaboración de los documentos teniendo en cuenta el asunto, el tipo y las funciones de la unidad administrativa, de acuerdo con las normas establecidas.

Aplica en la resolución de problemas reales del sector productivo, los conocimientos, habilidades y destrezas pertinentes a las competencias del programa de formación asumiendo estrategias y metodologías de autogestión.

Operar los recursos técnicos y tecnológicos disponibles para la atención y servicio al cliente de acuerdo con las políticas de la organización, las normas de gestión de calidad, de seguridad y salud ocupacional.

Utilizar y aplicar los aplicativos (software-hardware) y sus características, en la satisfacción de los clientes, el mejoramiento continuo, de acuerdo con las políticas de la organización.

Proporcionar diligentemente atención y servicio al cliente, cara a cara en inglés y en español, aplicando actitudes y valores; el protocolo, la etiqueta y las políticas de la organización, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos.

Realizar intercambios sociales y prácticos muy breves, con un vocabulario suficiente para hacer una exposición o mantener una conversación sencilla sobre temas técnicos.

Encontrar información especificada y predecible en escritos sencillos y cotidianos, al igual que encontrar vocabulario y expresiones de inglés en anuncios, folletos, páginas web, etc.

Comprender frases y vocabulario habitual sobre temas de interés personal y temas técnicos.

Comunicarse en tareas sencillas y habituales que requieren un intercambio simple y directo de información cotidiana y técnica.

Comprender la idea principal en avisos y mensajes breves, claros y sencillos en inglés técnico.

Leer textos muy breves y sencillos en inglés general y técnico.

Verificar la aplicación de las normas técnicas colombianas, gramaticales, de sintaxis, la política institucional, y la legislación vigente en los documentos producidos, despachados y en los procedimientos de recibo de documentos.

Recibir la correspondencia y los documentos producidos por la empresa, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

Operar la tecnología disponible en el trámite de documentos internos y externos teniendo en cuenta la normatividad y políticas en la organización.

Verificar los registros de recibo, despacho y control de los documentos de la organización, de acuerdo con la política institucional y la legislación vigente.

Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa, teniendo en cuenta las políticas de la organización, las normas técnicas, las de gestión de la calidad, la legislación vigente, y la tecnología disponible.

Proyectar la organización y el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con el recibo, el despacho y el control de los documentos de la organización.

Concertar alternativas y acciones de formación para el desarrollo de las competencias del programa formación, con base en la política institucional.

Asumir los deberes y derechos con base en las leyes y la normativa institucional en el marco de su proyecto de vida.

Desarrollar procesos comunicativos eficaces y asertivos dentro de criterios de racionalidad que posibiliten la convivencia, el establecimiento de acuerdos, la construcción colectiva del conocimiento y la resolución de problemas de carácter productivo y social.

Generar hábitos saludables en su estilo de vida para garantizar la prevención de riesgos ocupacionales de acuerdo con el diagnóstico de su condición física individual y la naturaleza y complejidad de su desempeño laboral.

Identificar las oportunidades que el Sena ofrece en el marco de la formación profesional de acuerdo con el contexto nacional e internacional.

Generar procesos autónomos y de trabajo colaborativo permanentes, fortaleciendo el equilibrio de los componentes racionales y emocionales orientados hacia el desarrollo humano integral.

Asumir actitudes críticas, argumentativas y propositivas en función de la resolución de problemas de carácter productivo y social.

Asumir responsablemente los criterios de preservación y conservación del medio ambiente y de desarrollo sostenible, en el ejercicio de su desempeño laboral y social.

Interactuar en los contextos productivos y sociales en función de los principios y valores universales.

Reconocer el rol de los participantes en el proceso formativo, el papel de los ambientes de aprendizaje y la metodología de formación, de acuerdo con la dinámica organizacional del Sena.

Gestionar la información de acuerdo con los procedimientos establecidos y con las tecnologías de la información y la comunicación disponibles.

Desarrollar permanentemente las habilidades psicomotrices y de pensamiento en la ejecución de los procesos de aprendizaje.

Aplicar técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal, desempeño laboral según la naturaleza y complejidad del área ocupacional.

Aplicar las tablas de retención documental teniendo en cuenta principios archivísticos, normas institucionales y la legislación vigente.

Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, la tecnología disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la información.

Preparar y recibir las transferencias documentales primarias de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental y cronograma institucional establecido.

Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de retención y de valoración documental, los principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.

Preservar y conservar los documentos de archivo, de acuerdo a la normatividad técnica legal vigente.

Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación documental, y la legislación vigente.

Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, y el sistema de gestión de la calidad.

TEMAS Y SUBTEMAS

TEMAS	SUBTEMAS
Inducción	Gestionar la información de acuerdo con los procedimientos establecidos y con las tecnologías de la información y la comunicación disponibles. Identificar las oportunidades que el Sena ofrece en el marco de la formación profesional de acuerdo con el contexto nacional e internacional. Reconocer el rol de los participantes en el proceso formativo, el papel de los ambientes de aprendizaje y la metodología de formación, de acuerdo con la dinámica organización del SENA Concertar alternativas y acciones de formación para el desarrollo de las competencias del programa formación, con base en la política institucional. Asumir los deberes y derechos con base en las leyes y la normativa institucional en el marco de su proyecto de vida
Identificar las necesidades del fondo acumulado y del  archivo de gestión de la gobernación del Huila, categorizando los requerimientos e identificando los problemas	Asumir actitudes críticas, argumentativas y propositivas en función de la resolución de problemas de carácter productivo y social. Desarrollar permanentemente las habilidades psicomotrices y de pensamiento en la ejecución de los procesos de aprendizaje Encontrar información específica y predecible en escritos sencillos y cotidianos Encontrar vocabulario y expresiones de inglés técnico en anuncios, folletos, páginas web, etc Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, la tecnología disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la información Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional Identificar  soluciones de atención y servicio, al cliente interno y externo, mediante la implementación de la tecnología disponible, teniendo en cuenta la normatividad vigente, los requerimientos de la organización
Planear estrategias   para  la correcta organización del fondo acumulado y el archivo de gestión utilizando las técnicas y la normatividad vigente	Promover la interacción idónea consigo mismo y con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social. Comprender textos en inglés en forma escrita y auditiva Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización
Intervenir el archivo de gestión y el fondo acumulado de la gobernación del Huila aplicando la normatividad archivística	Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente. Promover la interacción idónea consigo mismo y con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social. Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional. Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización. Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales. Comprender textos en inglés en forma escrita y auditiva.
Revisar el resultado de las actividades aplicadas para implementar acciones de mejora continua	Promover la interacción idónea consigo mismo y con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social. Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional. Comprender textos en inglés en forma escrita y auditiva. Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.
Etapa practica	Desarrollar etapa practica.

Martha Norely Valbuena Losada

Técnico Organizacipon de Archivos 

Sena